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Was muss und was darf in die Personalakte?

24.07.2017

Rechtsfrage des Tages:

Ich habe fünf Angestellte und führe natürlich auch Personalakten. Dabei habe ich mich immer mal wieder gefragt, was ich eigentlich in der Akte verwahren darf beziehungsweise muss.

Antwort:

Die Antwort klingt zunächst simpel: In die Personalakte darf alles, was mit dem Arbeitsverhältnis zu tun hat. Schauen Sie aber genauer hin, können sich bei dem einen oder anderen Dokument Fragen auftun. Das Gesetz schreibt nicht vor, was genau Sie zur Akte nehmen müssen. Es kommt also immer auf den Bezug zum Arbeitsverhältnis an.

Als Grundlage der Zusammenarbeit gehört natürlich der Arbeitsvertrag in die Akte. Außerdem können Sie dort die Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse und den Lebenslauf Ihres Mitarbeiters ablegen. Auch Abmahnungen dürfen Sie der Akte hinzufügen. Nichts in der Akte zu suchen haben Informationen über das Privatleben Ihres Mitarbeiters. Finden Sie beispielsweise in der Zeitung einen Artikel über die sportlichen Erfolge Ihres Angestellten, dürfen Sie diese nicht in die Personalakte aufnehmen.

Gerade im Hinblick auf Zeitungsartikel gibt es aber auch Ausnahmen. Hat Ihr Arbeitnehmer sich beispielsweise krankgemeldet und Sie entdecken ein Foto von ihm an diesem Tag als Zuschauer beim Schützenausmarsch, kann ein Bezug zum Arbeitsverhältnis bestehen. Der Zeitungsartikel kann als Nachweis dienen, dass er blau gemacht hat. Planen Sie eine Abmahnung oder sogar fristlose Kündigung, kann Ihnen Ihre Entdeckung die nötigen Beweise liefern. Ein Bezug zum Arbeitsverhältnis wäre also gegeben, obwohl die Information aus dem Privatleben Ihres Mitarbeiters stammt.

Gleiches gilt auch bei Fundstücken in den sozialen Netzwerken. Hat Ihr Angestellter unbedacht ein Bild von sich am Badesee gepostet, obwohl er wegen einer Grippe das Bett hüten wollte? Diese Information dürfen Sie in der Akte konservieren. Missfällt Ihnen hingegen nur das Hobby Ihres Mitarbeiters ohne jeglichen Bezug zu seiner Tätigkeit, dürfen Sie Screenshots oder Ausdrucke aus Facebook und Co. nicht in der Akte archivieren.

Sind Sie bei einzelnen Informationen oder Dokumenten unsicher, können Sie sich am Bewerbungsgespräch orientieren. In die Personalakte dürfen Informationen über Dinge, die Sie auch im Bewerbungsgespräch fragen dürfen. Nicht in die Akte dürfen Informationen, die Sie auch im Bewerbungsgespräch nicht abfragen dürften.

Übrigens hat Ihr Arbeitnehmer Anspruch auf Einsicht in seine Personalakte. Sie müssen ihm aber nicht mitteilen, wenn Sie der Akte etwas hinzugefügt haben. Achten Sie noch darauf, dass die Personalakten in einem abgeschlossenen Schrank oder Raum aufbewahrt werden. Sie müssen nämlich sicherstellen, dass nicht jeder nach Belieben Informationen über seine Kollegen nachlesen kann.

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