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Abmahnung

Abmahnung: Wie lange in der Akte?

16.05.2019

Rechtsfrage des Tages:

Verstoßen Sie gegen arbeitsvertragliche Pflichten, müssen Sie mit einer Abmahnung rechnen. Diese wandert in Ihre Personalakte. Aber muss sie auch irgendwann wieder herausgenommen werden?

Antwort:

In unzähligen Bereichen gibt es verschiedenste Fristen hinsichtlich Aufbewahrung, Löschungsansprüchen und Verjährung. Zu den Rechtsirrtümern gehört es hingegen, dass auch für Abmahnungen ein Art Verfallsdatum besteht. Eine einmal zu Recht in der Personalakte aufgenommene Abmahnung kann für unbegrenzte Zeit in der Akte bleiben. Sie muss nur entfernt werden, wenn der Arbeitgeber keinerlei berechtigtes Interesse mehr an der Aufbewahrung hat.

Früher war es gängige Praxis, dass Abmahnungen nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden mussten. Nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gilt dieser Grundsatz aber nicht mehr (BAG, Urteil vom 13.07.2012, Aktenzeichen 2 AZR 782/11). Allerdings kann die Abmahnung nach zwei bis drei Jahren ihre Wirkung verlieren. Eine verhaltensbedingte Kündigung aufgrund einer lange zurückliegenden Abmahnung dürfte unwirksam sein. Ob eine ältere Abmahnung aber Einfluss beispielsweise auf eine Beförderung haben darf, entscheiden die Gerichte am Einzelfall.

Als Arbeitnehmer haben Sie hingegen einen Anspruch auf Rücknahme der Abmahnung, wenn diese rechtwidrig erfolgte. Stützt sie sich beispielsweise auf unrichtige Tatsachen, ist sie zu unbestimmt oder unverhältnismäßig können Sie verlangen, dass das Schreiben aus Ihrer Personalakte entfernt wird. Hierauf haben Sie dann sogar einen gesetzlichen Anspruch. Zumindest sollten Sie verlangen, dass Ihre Gegendarstellung ebenfalls zur Personalakte genommen wird.

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